La nota incluye aspectos de las cuatro dimensiones o áreas fundamentales de toda organización: estrategia, procesos, organización, personas y cultura y sistemas de información.
1- DEFINICIÓN Y ALCANCE
El concepto de almacén ha idovariando a lo largo de los años, ampliando su ámbito de responsabilidad dentro de la función logística.
Actualmente la Gestión de Almacenes se define como:
Así, el ámbito de responsabilidad del área de almacenes nace en la recepción del elemento físico en las propias instalaciones y se extiende al mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento (proceso, transporte o consumo), guardando evidencia de ello.
La Gestión de Almacenes se sitúa en el Mapa de Procesos Logísticos entre la Gestión de Existencias y el Proceso de Gestión de Pedidos y Distribución. La propia evolución de la logística ha provocado el solapamiento de funciones y responsabilidades, llegando a la confusión, principalmente entre la Gestión de inventarios y la Gestion de Almacenes.
El mismo origen de de la existencia de un almacén - fundamentalmente, la necesidad de mantener inventarios - marca el limite entre la Gestion de Existencias y la Gestion de Almacenes.
Del mismo modo, la Gestión de Almacenes ve finalizada su función cuando los objetos almacenados pasan a ser pedidos. A partir de ahí, el ámbito de responsabilidad se traslada al proceso de Gestión de Pedidos y distribución.
2- FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES
La primera razón de ser de un almacén nace de la natural imposibilidad práctica de reducir a cero el lapso de tiempo entre la preparación para consumo de un elemento natural y el acto en sí en consumo, bien por pura imposibilidad de ajustar oferta con demanda, bien por las características del producto.(perecederas, inflamables...)
Este fundamento no acota el origen y destino del elemento almacenado. Por ello, es aplicable tanto a necesidades externas de consumo (clientes ) como necesidades internas (clientes internos) entre procesos aéreos.
En segundo lugar, existen razones puramente financieras que dan sentido al uso de almacenes por parte de una empresa. Así, por ejemplo, puede salir más rentable realizar aprovisionamientos en grandes cantidades para reducir los precios, a pesar de necesitar mayor espacio para su almacenamiento, o realizar movimientos de materiales en grandes cantidades.
Independientemente de estas consideraciones, las técnicas de gestión de Almacenes son aplicables a todo elemento físico material que forme parte de la compañía. Es decir, no solo aquellos que forman parte directa del negocio, sino también cualquier documentación generada.
3- IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES
Observando el mapa de procesos de un sistema de almacenaje y tal como se muestra en la tabla comparativa con los centros de distribución, una de las características principales de un Almacén es la ausencia de actividades que añadan valor - de manera directa - a los materiales que maneja.
A pesar de ello, los fundamentos de su existencia evidencian una posición vital como proceso soporte de la función logística y justifican la necesidad de desarrollar una Gestión de Almacenes en toda su extensión, con impacto tangible en factores en primer nivel para la empresa, obteniendo los siguientes beneficios:
Para ello, los objetivos principales que se obtienen de un sistema de almacenaje son:
Desde la recepción de mercancías hasta su salida de almacén, pasando por la adecuada conservación de los productos almacenados, la ISO 9000 normaliza las actividades desarrolladas en el almacén, así como las zonas que una empresa debe habilitar para el aseguramiento de su sistema de calidad.
Pero además, la norma implica al almacén el cumplimiento de otros aspectos como la identificación de los productos, factor este, fundamental para la gestión de un almacén y para la trazabilidad de los mismos incluso más allá del almacén, también contemplado por la norma.
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